Gmail : Feedback Loop et page postmaster, configuration et prise en main étape par étape

Depuis de nombreuses années, Google avec Gmail est à la pointe de l’innovation avec son webmail. Là où le géant de Mountain View s’est surtout distingué de la concurrence, c’est au niveau de la qualité de son traitement du spam, mais aussi des innovations successives au niveau ergonomie (Labels, catégorisation des emails avec les onglets, bouton de désinscription dans l’interface, …).

Sur un autre plan, celui des professionnels de la délivrabilité et des annonceurs, comparé à d’autres webmails (et surtout à Hotmail de Microsoft), les outils sont longtemps restés pauvres. Pas de boucle de rétroaction (feedback loop), pas d’information sur la réputation, … Mais depuis un peu plus d’un an, la situation a radicalement changée.

Testé depuis fin 2013 chez certains routeurs et annoncé (mais toujours en beta et sur invitation) au MAAWG en février 2014, le feedback loop de Gmail a depuis quelques semaines été ouvert à l’ensemble des annonceurs via son tout nouveau site « Postmaster ».

À l’instar d’autres plateformes du même genre, postmaster.google.com offre la possibilité aux expéditeurs d’email de recevoir des informations techniques et de réputation concernant leurs envois. Dans cet article, nous allons tenter de décrire étape par étape comment configurer et prendre en main ces nouveaux outils.

Préalable : SPF, DKIM et ReverseDNS

Cela n’est pas à proprement parler un besoin spécifique aux Google Postmaster Tools, mais il est impératif que vos emails soient correctement configurés au niveau authentification et identification. C’est indispensable, sinon Google risque de ne pas prendre vos emails en compte pour générer les données disponibles dans l’interface Postmaster. Cela veut dire :

Que vous ayez un enregistrement SPF valide et référençant l’ensemble des IPs émettant vos emails;
Que vos emails soient correctement signés DKIM avec un nom de domaine que vous maîtrisez (accès au serveur DNS) ;
Que vos IPs aient un ReverseDNS (enregistrement PTR) valide, utilisant de préférence un domaine utilisé dans vos signatures DKIM.

Ajouter un domaine à l’interface Postmaster

Afin d’ajouter un domaine il faudra vous connecter à postmaster.google.com et cliquer sur le bouton « + » situé en bas à droite de l’écran. L’écran suivant apparaîtra :

Entrez le nom de domaine que vous désirez configurer et appuyez sur suivant. Sur l’écran suivant, Google vous affichera un enregistrement TXT que vous devrez aller renseigner au niveau de votre serveur DNS.

La mise à jour de certains serveur DNS peut prendre jusqu’à 24h, il se peut que vous deviez attendre avant d’avoir accès et de pouvoir cliquer sur le bouton « Verify » (vous pouvez évidemment quitter l’écran et revenir plus tard).

Si vous utilisez plusieurs sous-domaines pour vos différents programmes email marketing, vous pouvez évidemment ajouter chacun d’eux ainsi que le domaine principal. Cela vous permettra de vérifier les performances de vos différents domaines d’une part, et d’en avoir une vue synthétisée via le domaine principal.

Note : Ces opérations d’ajout d’enregistrements TXT dans vos DNS sont à répéter pour chaque utilisateur Google désirant avoir accès aux stats. Si vous êtes nombreux à avoir besoin d’un accès et/ou que vous possédez de nombreux sous-domaines, il est souvent plus efficace de créer un compte Google dédié auquel l’ensemble de vos collaborateurs pourront se connecter.

Configurer vos emails afin d’alimenter la boucle de rétroaction

La configuration de votre feeback loop Gmail se fait indépendamment de la configuration de votre interface Postmaster. Afin que vos données remontent dans ce dernier, c’est au niveau de l’en-tête de vos emails que vous aurez une intervention à réaliser.

Il faut donc ajouter une ligne « Feedback-ID: » dans vos en-tête d’email. Ce feedback-id est constitué de 3 champs variables (et optionnels) séparés par « : » et d’un SenderID qui devra être stable à travers l’ensemble de vos envois. Le SenderID doit faire entre 5 et 15 caractères.

Par exemple :
Feedback-ID : VarA:VarB:VarC:MyBrand

Les champs variables peuvent être utilisés afin de catégoriser vos envois :

Nom d’un programme marketing
Type d’envoi (newsletter, notification, transactionnel)
Segment de la base de donnée
…

Dans l’interface Postmaster, vous pourrez ainsi suivre les taux de plainte pour chaque variable lorsque ceux-ci sont inhabituels.

Voici quelques exemples utilisés par des annonceurs connus :

LinkedIn – Feedback-ID: accept_invite_04:linkedin
Twitter – Feedback-ID: 0040162518f58f41d1f0:15491f3b2ee48656f8e7fb2fac:none:twitterESP
Amazon.com : Feedback-ID: 1.eu-west-1.kjoQSiqb8G+7lWWiDVsxjM2m0ynYd4I6yEFlfoox6aY=:AmazonSES

Note : L’objectif de Gmail n’est pas de vous fournir l’identité des plaignants sur vos campagnes mais un indicateur afin de détecter les campagnes, programmes, … problématiques. Si vous tentez d’introduire de l’identification du plaignant de le Feedback-ID, Google risque de purement et simplement vous couper l’accès à ces infos.

Google n’aide pas les spammeurs

Avant d’aller plus loin et de vous détailler les différentes fonctionnalités de la plateforme Postmaster, il est important de signaler que Google ne désire pas aider les spammeurs. Les différentes données présentes dans l’outil sont proposées uniquement aux expéditeurs ayant de bons scores de réputation et respectant les bonnes pratiques édictées Gmail : https://support.google.com/mail/answer/81126

Les différents tableaux de bord disponibles

Taux de spam

C’est un des indicateurs les plus importants que vous propose l’outil Postmaster de Gmail. Vous aurez l’occasion, par nom de domaine ou sous-domaine, de réaliser un suivi du pourcentage de plaintes spam jour par jour.

Réputation des IPs

La réputation des IPs sur Gmail s’exprime sur 4 niveaux différents : Bad, Low, Medium et High.

En cliquant sur une zone de couleur dans le graph (par exemple ici la zone orange de « Medium » du 31 août), vous verrez apparaître la liste des IPs concernées par ce niveau de réputation.

Réputation des domaines

Comme pour la réputation des IPs, les domaines sont classés en 4 catégories : Bad, Low, Medium et High.

Feedback Loop

Si vous avez correctement configuré vos Feedback-Ids, vous devriez avoir des données dans ce dashboard. Pour rappel, l’objectif est de segmenter vos différents programmes email afin de pouvoir facilement détecter les sources de plaintes par rapport à vos pratiques marketing. Par exemple, en utilisant un identifiant de source d’acquisition de vos adresses, vous serez rapidement capable de détecter vos partenaires d’acquisition générant de nombreuses plaintes.

Authentification

Ce graph vous présent le pourcentage d’emails ayant validé les différentes technologies d’authentification :

SPF : Pourcentage des emails ayant validé SPF sur le domaine en question par rapport à l’ensemble des emails envoyés pour ce domaine.
DKIM : Pourcentage des emails ayant validé DKIM sur le domaine en question par rapport à l’ensemble des emails envoyés pour ce domaine qui possèdent une signature DKIM.
DMARC : Pourcentage d’emails ayant passé l’alignement DMARC par rapport aux emails ayant validé SPF et DKIM sur le domaine.

Chiffrement

Il s’agit du pourcentage d’emails en entrée et en sortie utilisant le chiffrement TLS.

Erreurs de livraison

Ce graph montre le pourcentage de trafic ayant été rejeté temporairement ou définitivement à l’entrée des serveurs SMTP de Gmail. Ce tableau peut être extrêmement intéressant lorsque vous réalisez une phase de warmup ou lorsque vous êtes victime d’un incident technique.